The Power of Effective Communication
The Power of Effective Communication – A KCGPL Suggested Guide प्रभावी संवाद की ताकत – KCGPL द्वारा एक मार्गदर्शिका
English Version
In today’s fast-paced retail and apparel world, communication isn’t just an operational need—it’s a pillar of brand image and business growth. At KCGPL, we emphasize communication not just as conversation, but as a reflection of our ethics, clarity, and purpose.
What is Communication?
Communication is the exchange of ideas or information through words, actions, signs, or any medium like messages, phone, or email. It is a bridge between people, a tool to convey thought, solve problems, and build relationships.
Types of Communication at KCGPL
Internal Communication When communication happens between team members within the company—like a sales associate talking to a store manager or an ASM writing to Head Office.
External Communication When employees interact with people outside the organization—such as customers, landlords, suppliers, or vendors.
Regardless of who you're communicating with, at KCGPL, you are the face of the brand. Your words reflect our attitude, ethics, and values.
The 7 Pillars of Effective Communication
To strengthen our culture, our communication at KCGPL should always follow these seven principles:
1. Complete
Provide all necessary facts and answers
Be specific and detailed without unrelated information
Example: ❌ “Stock finish at store please send stock” ✅ “Men’s casual T-shirt stock is low, please send 250 pieces in the ₹149–₹199 range”
2. Concise
Avoid repetition or long-winded sentences
Eliminate slang or irrelevant commentary
Example: ❌ “A has his brother’s wedding so he wants to swap with B…” ✅ “A and B will take week-offs on Monday and Tuesday respectively”
3. Consideration
Focus on what benefits the reader/listener
Use “you” rather than “I” or “we” when appropriate
Example: ✅ “You’ll be able to shop with extended hours this Diwali” (instead of highlighting the company’s excitement)
4. Concrete
Use specific data and clear results
Example: ❌ “Great response from dhol activity” ✅ “Dhol activity brought 100 conversions the next day; pamphlet insertion brought 30”
5. Clear
Avoid jargon and use familiar words
Example: ❌ “Keep payment documentation properly filed” ✅ “Keep all bills and transfer notes filed in a folder”
6. Courteous
Be respectful, non-offensive, and empathetic
Example: ❌ “You wore this item, can’t exchange” ✅ “Sorry Sir/Ma’am, the company policy doesn’t allow exchange of worn items”
7. Correct
Ensure your facts, grammar, and words are accurate
Example: ✅ “This article is included in the scheme” OR ✅ “Allow me a moment to check if this article is eligible”
Why It Matters
By applying these elements in both internal and external communication, you become a more ethical, efficient, and respected professional. At KCGPL, these aren’t just rules—they are tools for your personal and professional growth.
Hindi Version
प्रभावी संवाद – KCGPL का मार्गदर्शन
आज के समय में, कपड़ा उद्योग में सफलता सिर्फ प्रोडक्ट या बिक्री पर नहीं, बल्कि सही संवाद पर भी निर्भर करती है। KCGPL में, हम संवाद को केवल बातचीत नहीं बल्कि एक ब्रांड वैल्यू और आचरण का प्रतिबिंब मानते हैं।
संवाद के प्रकार
आंतरिक संवाद जब कंपनी के अंदर कर्मचारी आपस में बात करते हैं – जैसे एक एसोसिएट का दूसरे से बात करना या ASM का HO को ईमेल करना।
बाहरी संवाद जब कोई कर्मचारी ग्राहक, लैंडलॉर्ड, वेंडर या किसी बाहरी व्यक्ति से बात करता है।
आपका हर संवाद KCGPL की छवि का हिस्सा है। आपकी बातों से हमारी सोच, नीति और ब्रांड वैल्यू सामने आती है।
KCGPL के सात संवाद सिद्धांत
1. पूर्ण (Complete)
सभी जरूरी जानकारी दें
सभी सवालों का उत्तर दें
उदाहरण: ❌ “Stock finish at store please send stock” ✅ “Men Casual T-shirt का स्टॉक कम है, कृपया ₹149–₹199 की रेंज में 250 पीस भेजें”
2. संक्षिप्त (Concise)
फालतू और दोहराई हुई बातों से बचें
लंबा-चौड़ा लिखने से बचें
उदाहरण: ❌ “A के भाई की शादी है तो वो ऑफ लेना चाहता है…” ✅ “A और B की छुट्टियाँ Monday और Tuesday को रहेंगी”
3. विचारशीलता (Consideration)
सामने वाले की सुविधा पर ध्यान दें
“You” का ज़्यादा प्रयोग करें, “I” और “We” से बचें
उदाहरण: ✅ “इस दिवाली आप रात 11 बजे तक आराम से शॉपिंग कर पाएंगे”
4. ठोस (Concrete)
सही आंकड़े और एक्शन बताएं
उदाहरण: ✅ “Dhol activity से 100 कन्वर्जन हुए और पंपलेट से 30 फुटफॉल आया”
5. स्पष्टता (Clear)
सरल भाषा और परिचित शब्दों का इस्तेमाल करें
उदाहरण: ✅ “स्टोर पर सभी बिल और ट्रांसफर नोट एक फोल्डर में रखें”
6. शिष्टाचार (Courteous)
बातों में सम्मान और विनम्रता हो
उदाहरण: ❌ “आपने यह कपड़ा पहन लिया, अब एक्सचेंज नहीं होगा” ✅ “माफ कीजिए सर/मैम, पॉलिसी के अनुसार पहने हुए प्रोडक्ट का एक्सचेंज नहीं हो सकता”
7. सही (Correct)
सही शब्द, तथ्य और व्याकरण का प्रयोग करें
उदाहरण: ✅ “यह प्रोडक्ट स्कीम में शामिल है” या ✅ “मुझे एक मिनट दें, मैं देखता हूँ कि यह प्रोडक्ट स्कीम में है या नहीं”
अंतिम बात
प्रभावी संवाद से आप एक बेहतर, नैतिक और पेशेवर व्यक्ति बनते हैं। KCGPL में हम मानते हैं कि अगर आप इन 7 मूल सिद्धांतों को अपनाएं, तो आपकी पर्सनल और प्रोफेशनल ग्रोथ दोनों निश्चित है।